IMG_5577Kirjanpidolla tarkoitetaan yrityksen rahaliikenteen merkitsemistä muistiin (kirjanpito) ja yhteenvedon laatimista (tilinpäätös).

Mitä kirjanpidossa tehdään

Kirjanpidossa tavaroiden ja tekemisen muutokset merkitään rahallisin termein muistiin. Kirjanpido on siis tulkki, joka pyrkii muuntamaan erilaiset tapahtumat rahalliseen muotoon. Tätä kutsutaan kirjanpidoksi ja tapahtuman muistiin merkitsemistä kirjanpito tai tilitapahtumaksi.

Allaolevat esimerkit havainnollistavat asiaa: 

  • Yrityksellä on 10E rahaa, jolla se ostaa materiaalia. Yritys menettää rahat ja saa vastineeksi saman verran materiaalia.
  • Yrityksen työntekijä/yrittäjä itse valmistaa materiaalista tuotteen. Yritys “menettää” materiaalin ja yrittäjän aikaa ja saa vastineeksi myytävän tuotteen.
  • Yrittäjä sijoittaa yritykseen 50E -rahaa. Yritys saa tililleen 50€, mutta vastaavasti se antaa sijoittajalle osuuden yrityksestä.

Kirjanpidossa voidaan pitää lukua mm. näistä tapahtumista, niin että ne ovat myöhemmin todennettavissa ja tapahtumissa on aina kaksi puolta. Toisella puolella yritys saa jotain ja toisella puolella se antaa jotain muuta pois.

Kirjanpidossa on käsite nimeltä tili ja se tarkoittaa paikkaa, jonne tapahtumia merkitään. Tili myös kertoo minkälaisesta tapahtumasta on kyse.

Vinkki: Ilmainen kirjanpidon peruskurssi (Learn Accounting for Free)

Tutustu perusasiat esittävään videoon

Lyhyt oppimäärä kirjanpidon tileistä

Tili tarkoittaa paikkaa, johon kirjanpidon tapahtumat merkitään. esim. tulot/matkakulut/materiaalit jne.

Merkitsemällä kaikki materiaaliostot materiaalitilille, voidaan laskea kuinka paljon yritys on kuluttanut rahaa materiaalien ostamiseen. Tilejä on erilaisia ja yrityksen kaikki tilit muodostavat tilikartan. Tilikartta voi vaihdella yrityksen tarpeiden mukaan, mutta on olemassa myös ns. perustilikartta, jossa on valmiiksi ajateltu suurin osa tarvittavista tileistä.

Tulotilit

Tulotileille kirjataan yrityksen myynti ja ja mahdolliset yhteistyösopimusten kautta saadut tulot.

Esimerkit

  • Myynti -tilille kirjataan 20€ myynti tapahtumassa. (lisäksi sama summa kirjataan saapuneeksi yritykselle, tästä myöhemmin kohdassa rahoitustilit).
  • NY-yritys tekee yhteistyötä hiusalan tarvikkeita myyvän yrityksen kanssa. NY-yritys sijoittaa tuotemainoksen omille verkkosivuilleen ja saa vastineeksi 50€ arvosta tuotteita.
    Yhteistyösopimukset -tilille kirjantaan 50€
  • Kun lasketaan kaikki tulotilit, saadaan yrityksen kokonaistulot vuoden aikana.
  • Haluttaessa esim. verkkokaupan ja tapahtumien kautta tulleet myynnit voidaan erottaa omille tileilleen ja näin seurata esim eri myyntikanavien myyntejä erikseen.

Menotilit

Menotilille kirjataan yrityksen kulut. Menotilejä on eri nimisiä, jotta yrityksen kuluja voidaan seurata kululajeittain (esimerkiksi materiaali- tai palveluostot tai myyntipaikan vuokra).

Esimerkki:

  • Yritys tilaa www-osoitteen ja maksaa siitä 20€. Tämä kirjataan palvelujen ostoon (tai mahdollisesti Internet-palvelujen ostoon, jos halutaan seurata vielä tarkemmin.)
  • Yritys ostaa materiaalia tuotteiden valmistukseen. Tämä kirjataan materiaalit -tilille.

Rahoitustilit

Rahoitustilit ovat tilejä, joille merkitään yrityksen omaisuus ja velat (esimerkiksi pankkitilillä oleva rahat) ja siinä tapahtuvat muutokset.

Esimerkki:

  • Yritys myy tuotteitaan 20 €:lla. Myynnin jälkeen yrityksellä on 20 € rahaa, joka pitää merkitä kirjanpitoon.
    • Pankkitili tai käteistili (jos myyty käteisellä) on tähän hyvä paikka.
  •  Yritys ostaa materiaalia tuotteiden valmistukseen. Raha lähtee pankkililtä ja yritys saa vastineeksi materiaalia.  
  • Yritys myy osuuden NY-yrityksen jäsenelle 10 €:lla. Yritys saa 10 € rahaa tililleen ja vastaavasti yritys on velkaa osuuden hinnan sen ostaneelle jäsenelle.
    • Näin kirjanpitoon kirjataan +10 € pankkitilille ja vastaavasti velaksi 10 € osuudet -tilille.

Kirjanpidon toteutus

Kirjanpidon toteutukseen on useita vaihtoehtoja:

  • Käyttäjää oppilaitoksen tai koulun tarjoamaa kirjanpito-ohjelmaa (jos sellainen on saatavissa).
  • Ostakaa A4-kokoinen vihko (tai luokaa esim. Excel-pohja), jossa seuraatte kirjanpidon tapahtumia. Kirjanpidon ei tarvitse olla moni­mutkainen juttu, vaan yksinkertainen ja toimiva.
  • Eri tapahtumat voi kirjata omille tileilleen, jolloin erilaisten menojen seuranta on helppoa.
  • Ottakaa käyttöön oma kirjanpito-ohjelma.
    • Windowsille on olemassa tappio-kirjanpito, joka on yksinkertainen kirjanpito-ohjelma muun muassa. yhdistyksille ja myös NY-yrityksille. Tappio-ohjelman sivut löytyvät osoitteesta: www.lahdenniemi.fi/jussi/tappio
    • Linux/Windows/Mac-käyttäjät voivat ottaa käyttöön esim. tilitin-ohjelmiston. http://helineva.net/tilitin/
      • Alustariippumattoman JAR-paketin pitäisi toimia myös MAC-tietokoneissa.

Tilikauden yhteenveto eli tilinpäätös

Kun kaikki tilikauden tapahtumat on merkitty kirjanpitoon, voidaan tehdä tilinpäätös. Tilinpäätös tarkoittaa käytännössä, että lasketaan yhteen tulot, josta vähennetään menot. Sitten selvitetään, mitä omaisuutta ja velkoja yrityksellä on. Kirjanpidossa on tätä varten erilaisia nimettyjä yhteenvetoja, joista tärkeimmät esitellään alla:

Tuloslaskelma

Tulojen ja menojen yhteenvetoa kutsutaan tuloslaskelmaksi, koska sen perusteella lasketaan yrityksen tulos (voitto tai tappio). Tuloslaskelman kaava on lyhyesti seuraava

Tulot
Myynnit
Yhteistyösopimukset
Tulot yhteensä

Menot
Materiaalit
Muut kulut
Menot yhteensä

Voitto / Tappoio: (tulot yhteensä -menot yhteensä)

Kyse ei siis ole loppujen lopuksi kovin monimutkaisesta asiasta.

Tase

Tuloslaskelma sisältää tiedot yrityksen tuloista ja menoita, mutta ei kerro paljonko yrityksellä on rahaa tai omaisuutta. Tätä varten lasketaan yhteen yrityksen omaisuus (rahat, yrityksen koneet, laitteet ja muu omaisuus) sekä velat (yleensä NY-yrittäjän sijoittamat rahat sekä tilikauden voitto). Tämän laskelman nimi on kirjanpitotermillä tase.

Taseen kaava on lyhyesti seuraava:

Varat (vastaavaa kirjanpitotermillä)
Rahat pankkitilillä
Rahat käteisenä
Yrityksen muu omaisuus
varat yhteensä

Velat ja vastuut (vastattavaa kirjanpitotermillä)
NY-osuudet *
Tilikauden voitto **
Velat ja vastuut yhteensä

*NY Osuudet ovat NY-yrittäjien yritykseen sijoittamaa rahaa. Tämä raha on siis NY-yrityksen velkaa, joka sen pitää maksaa takaisin.

** Tilikauden voiton voidaan ajatella olevan yrityksen “velkaa”, koska omistajilla on mahdollisuus päättää miten tilikauden voitto käytetään. Yleensä NY-yrityksissä voitto jaetaan omistajille ja kyse on siis loppupeleissä omistajien rahoista, jotka on lainattu NY-yrityksen käyttöön.